1.吸收优秀的经验

　　王璜生早前任广东美术馆馆长，亲自负责了广东美术馆藏品管理体系最初的建设工作。“很早以前，在中国台湾、香港地区的馆藏管理体系已经做得很好，有很规范的管理方式，有严格的操作流程，我们应该向他们学习。但是学习一套系统是很容易的，关键是要执行。”

　　2.编辑作品的“新华字典”

　　对藏品分类编目，建立藏品的数据库，是藏品管理系统最基础也是最重要的一步。广东美术馆副馆长江郁之介绍到，“从广东美术馆开馆之初到现在，每隔一段时间都会对藏品进行登记编目，印制图录。这就像馆藏作品的‘新华字典’，每件藏品后面的标签都有总账号、分类账号和方位号这三方面信息，按照索引就能轻松找到作品。除了纸质图录，还有互联网电子版本，3万多件藏品都随时可以查到。这样定期的图录编纂工作将藏品落实到件，每件藏品都有图可依，有录可寻，一方面保障了藏品的安全，另一方面对于后续的策展工作也提供了诸多方便，工作人员可以直接使用图录进行检索，选择适合展览的作品，减少了进出库的几率，也降低了藏品遗失或损坏的可能。”

　　范美俊还提到，除了要通过编号和登记以确认作品权属之外，建议加盖收藏印章，本次事件正是因为拍品上有广州美院的收藏章才暴露出来的。

　　3.相互联系，相互制约

　　“相互联系，相互制约”是藏品管理人员工作的最基本规范。尚辉指出，广美图书馆盗画事件中，因为萧元是馆长，有全套钥匙，进出不受监管，这样的管理是无效的，令人发指。

　　江郁之介绍，“相互联系，相互制约”的工作方法是，不论谁进入库房都要有严格的规程，管理人员至少两人同时进入，一人掌握密码，一人掌握钥匙，相互做监督，外人需要进入必须走程序。管图的、管账的、管库房的工作分别由不同的人做，这也是相互监督。在硬件方面，监控录像要实时监控专人负责，并且录像资料要保存比较长的时间以保证后期能够调档查看。

　　对于藏品最初的购买、收藏过程也需要相互的监督，王璜生谈到，“一件藏品的购买过程，钱花在哪里都要清清楚楚。”

　　4.接受上级和公众的监督

　　吴洪亮以北京画院美术馆为例，谈到“馆藏的藏品都是国有资产，我们要对艺术品负责，必须要向公众和上级公布，公布的过程也是对自我的监督。”

　　广东美术馆在馆藏作品管理方面一直是全国的先进示范，该馆从1996年开始筹划建馆时的13件藏品到如今的3万余件，每件藏品都认真登记管理，出图录。“为什么要出图录，这既是向社会公布你的馆藏，又是接受社会公众的监督，作为公共美术馆，资金来源于纳税人，就必须对纳税人有交代，要用透明的、规范化的工作方式来规范自身的工作程序。”王璜生谈到。