典藏工作中最讲求的就是按部就班、按章办事不逾矩，制度对应着工作进行建立，一旦建起来就要严格执行，这既是对藏品的保护，也是对美术馆和个人的保护。以山东美术馆典藏管理制度制定过程为例：

　　1.典藏管理制度制定原则：程序严密，路径可循，档案追踪，责任明确。

　　无论收藏、借出，还是作品维护维修都有严格的程序，每一步程序进行确认签字，每一个环节不可逾越，工作要有提前量，某个环节确实有特殊情况，也要发出、留下替代信息文件，事后补充完整，做到有迹可循。山东美术馆现在设计了一个软件，对于借用方的资质、手续等进行规范审核，藏品什么时候借出去，使用到什么时间，什么时间该还，它会自动跳出一个提示，这是用人工智能代替个人履行职责，用规范的路径和程序保证资产的安全。除了数字化档案管理，还要做成纸质版的档案存档——档案追踪，做到几个方面都存有一致的数据资料，责任明确。

　　2.库房制度制定的原则：账物分离、库管分离、密钥分离、库内外分离。

　　账物分离，可以杜绝账目与实物准确对应，并做到资金不乱用、不滥用，保证藏品不流失、不更改，保证各方面的安全。在山东美术馆，库管分离，大门钥匙在安保部存放，典藏部的工作人员要开启的时候也要到安保部申请备案，然后才能拿出钥匙，做到相互监督，也是相互保护。密钥分离，密码是单独人掌管，这也要备案，并且不能私相授受，隔半年更换一次。还有监控和红外线预警系统，进入库房的时候必须给监控中心申请撤防，要不然会报警。内库的门会由库管人员掌管，库管分离，密钥分离，库内外分离，互相进行监督，互相牵制。

　　3.日常工作：入库作品要检点，出库藏品要追踪，日常管护要具细，意外微变要警醒。

　　每一件作品只要进入馆内，收藏入库都要进行细致检点，做好原始档案记录，进行除尘、除虫、熏蒸甚至修复，每项工作、每个步骤都要做记录，并全部存档，留有专家鉴定。出库藏品要追踪，合同中有约定如何进行追踪，同时设有一个追踪表，借出藏品所在展厅的温湿度、位置，有没有知识产权归属标注，借出的提报人是谁，记录人是谁，提供的图片等信息进行逐项记录。日常管护具体细致，就跟对图书编审校对一样，每个字都不能出错。对于在库区内出现的问题，或者所有的制度、表格、流程里出现的任何细节要警醒，只要出现微小的变化马上就打个问号，杜绝一切意外事件，不做任何流程以外的动作和承诺。包括保洁人员遗忘一个拖把在这里，都要问是怎么回事——因为拖把是潮湿的，里边可能有虫和菌，所以对拖把出现的周边都要杀菌消毒。